تکنولوژی چگونه آینده حسابداری را تغییر خواهد داد؟

 فلسفه وجودی تکنولوژی، افزایش اثربخشی و کارایی تمام فعالیت‌های تعریف شده در یک کسب‌و‌کار است. پس تنها انتظاری که می‌توان از تکنولوژی‌های جدید داشت، کمک به بهبود فعالیت‌های موجود است.

با در نظر گرفتن اهمیت موضوع، بیشترین کاربردهای فناوری مربوط به حوزه‌های حسابداری و مالی، سیستم‌های اطلاعاتی و بازاریابی و توزیع می‌شود که در ادامه قصد داریم حوزه حسابداری و نرم افزار حقوق و دستمزد را از نظر تغییرات ایجاد شده توسط تکنولوژی‌های جدید بررسی کنیم.

حسابداری با تاریخچه‌ای بس طولانی از اساسی‌ترین علوم مطرح شده کسب‌و‌کارها است که علت اصلی پیدایش آن پاسخگویی به نیازهای انسان در حساب‌و‌کتاب و انجام امور دقیق مالی است. بنابراین تغییر در حسابداری به نوعی در ذات آن نهفته است ولی این تغییر مفاهیم بنیادی و اصول حسابداری را شامل نمی‌شود؛ بلکه تنها فرآیندها و ابزارهای انجام امور حسابداری تغییر می‌کنند.

از آنجا که تکنولوژی همراه با تغییر و دگرگونی است، پیوند بین حسابداری و تکنولوژی می‌تواند این نگرانی را به وجود آورد که تکنولوژی مدرن به تدریج باعث حذف نیروی انسانی در حوزه حسابداری خواهد‌شد. به همین دلیل در ادامه سعی داریم مهم‌ترین تغییرات ایجاد‌شده در حسابداری توسط تکنولوژی را بررسی کنیم تا بتوان پیش‌بینی درستی از آینده کاری حسابدارها به دست آوریم.

تغییراتی که رشد تکنولوژی به دنیای حسابداری تحمیل کرده‌است

دنیا به سرعت در حال تغییر است و هر روز شاهد پیدایش تکنولوژی‌های جدید هستیم. به گونه‌ای که در دنیای رقابتی کسب‌و‌کارها برای ماندن و حضور داشتن باید خود را با این تغییرات سازگار نمود. امور مالی و حسابداری نیز به عنوان ابعاد مهم و مؤثر در موفقیت هر فعالیت اقتصادی و تجاری از این تغییر و تحولات مصون نمانده‌است. اما این تغییرات تنها در راستای افزایش سرعت و دقت در انجام کارها و نیز افزایش کارایی و اثربخشی اطلاعات مالی جمع‌آوری شده، در حرکت است. در این بخش با در نظر گرفتن گذشته حسابداری و روال انجام کارها، تأثیر تکنولوژی بر بخش مالی را مرور می‌کنیم.

• افزایش کارایی و اثربخشی اطلاعات مالی و حسابداری

در ارائه تعریفی از تکنولوژی، برای آن سه جزء سخت‌افزار، نرم‌افزار و مغز‌افزار در نظر گرفته‌شده‌است.

سخت‌افزار : ساختار فیزیکی و آرایش منطقی تجهیزات برای انجام وظایف مربوطه

نرم‌افزار : نحوه استفاده از این سخت‌افزار

مغز‌افزار : توجیه فنی استفاده از تکنولوژی به شیوه‌ای خاص است.

بنا به این تعاریف، از تکنولوژی‌های جدید انتظار می‌رود از طریق تعریف فرآیندهای کاری اتومات، سرعت انجام بسیاری از کارهای بخش حسابداری و مالی را افزایش دهد. مشخص‌ترین مثال این تغییر را می‌توان همان فرآیند ثبت فاکتور خرید در شرکت‌های بزرگ دانست که در کنار ثبت فاکتور، موجودی انبار را نیز مدیریت می‌کند.

در گذشته بنا به اندازه یک کسب‌و‌کار، ثبت کالاهای فروش رفته در فاکتور و محاسبه مبلغ فاکتور، می‌توانست کاری زمانگیر باشد که بی‌دقتی ساده در محاسبه قیمت‌ها نیز ضرری بزرگ را به همراه داشت. از انبارداری و اطلاع از موجودی کالاهای در انبار حرفی نمی‌زنیم که خود دردسری عظیم بود. اما تکنولوژی با بررسی این نیاز بخش حسابداری توانست راهکاری مناسب یعنی چاپ فاکتور به کمک نرم‌ افزار حسابداری و یکپارچه شدن این نرم‌افزار با نرم‌افزار انبار و نرم‌افزار پخش مویرگی و فروش برای کنترل موجودی و محاسبه میزان فروش ارائه دهد.

در نرم افزارهای یکپارچه مالی و حسابداری، پس از تعریف کالا و ثبت قیمت و موجودی آن با ثبت فروش در هر بخش، علاوه‌بر صدور خودکار فاکتور فروش و محاسبه مبلغ نهایی با در نظر گرفتن ارزش‌افزوده، از موجودی کالا در نرم‌افزار انبار نیز کاسته می‌شود. حتی بسته به امکانات نرم‌افزار می‌توان نقطه سفارش مجدد برای کالا را تعیین نمود که در صورت رسیدن موجودی به این سطح، برای خرید کالا به کاربران اطلاع می‌دهد.

• کاهش خطای انسانی به واسطه بهبود دقت

داده‌های مالی اهمیت زیادی به‌ویژه در حسابرسی و تعیین نرخ مالیات دارند. به همین دلیل در گذشته از انواع دفاتر حسابداری برای ثبت و دسته‌بندی فرآیندهای مالی بهره می‌گرفتند. اما این سبک از ثبت اطلاعات کاری بسیار زمان‌بر بود و برای شرکت‌های بزرگ نیازِ به چند حسابدار، صرفاً برای ثبت داده‌های مالی را به وجود می‌آورد. اما تکنولوژی به واسطه ارائه نرم‌افزار حسابداری توانست این وظیفه و مسئولیت حسابداری را مدیریت و از طریق ثبت خودکار بسیاری از اطلاعات در زمان و هزینه صرفه‌جویی کرده و خطای انسانی را نیز کاهش دهد. البته لازم به ذکر است که نمی توان ادعا کرد تکنولوژی به تدریج جایگزین نیروی انسانی خواهد‌شد. بلکه تنها نوع مسئولیت‌ها را می‌توان به کمک آن تغییر داد. به بیان دیگر، در حسابداری به واسطه کم شدن حجم کاری حسابدار از طریق ثبت خودکار بخشی از داده‌ها در نرم‌افزار حسابداری، نیروی حسابداری به عنوان تحلیل‌گر اطلاعات مالی و بررسی شرایط کسب‌و‌کار از نظر مالی و ارائه راهکارهای مالی برای تحقق اهداف شرکت عمل نماید.

• حذف بخشی از کارهای تکراری در حسابداری

 همان‌طور که در بالا نیز به آن اشاره کردیم، بخش عمده‌ای از وظایف حسابداری ثبت داده‌ها و اطلاعات مرتبط به فعالیت‌ها در شرکت است. به عنوان مثال تصور کنید شرکتی 50 نفر کارمند دارد که برای محاسبه حقوق ماهیانه می‌بایست ساعت‌های کارکرد هر یک ارزیابی و برحسب شرایط قرارداد میزان حقوق آن ماه محاسبه و واریز شود. این خود می‌تواند زمان زیادی از نیروی انسانی را به خود اختصاص دهد. ولی به کمک نرم‌افزار حقوق و دستمزد می‌توان با تعریف کارمندان و شرایط کاری و حقوق و مزایا آنها با سرعت و دقتی بیشتر محاسبه حقوق و دستمزد را انجام داد. در نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد می‌توان برای هر یک از کارمندان را در نرم‌افزار تعریف کرده و مدارک مرتبط به هر یک را در بخش آن، بایگانی نمود. در این نرم‌افزار امکان ثبت دقیق ساعت‌های کارکرد کارکنان پاره‌وقت و تمام‌وقت و حتی دورکار، تأخیرها و کسری کار، پاداش و مزایای مربوط به هر فرد وجود دارد.

• کاهش هزینه های حسابرسی

از مباحث عمده در هر کسب‌و‌کار، کاهش هزینه‌ها تا حد امکان است. حسابداری نیز از این قاعده مستثنی نبوده و کاهش فرآیندهای کاری و هزینه‌ها امری مهم برای این بخش است. یکی از صرفه‌جویی های تکنولوژی در حسابداری، همان کاهش نیاز به نیروی انسانی برای ثبت اطلاعات در انواع دفاتر قانونی حسابداری است که می‌تواند برای شرکت‌های بزرگ هزینه‌ی بالایی باشد.

باید بخوانید: کارتخوان اندرویدی

بحث مالیات و اظهارنامه مالیاتی از نمونه بارز تأثیر تکنولوژی بر کاهش هزینه‌ها است. تنظیم درست و دقیق دفاتر حسابداری و ارائه اظهارنامه مالیاتی به اداره امور مالیاتی کاری حساس و زمانبر بود. زیرا اشتباهی کوچک در ارائه گزارش‌های مالیاتی می‌توانست جریمه‌های سنگین مالیاتی را به صاحبان مشاغل تحمیل کند. اما در نرم‌افزارهای حسابداری که بر اساس استانداردهای حسابداری طراحی می‌شوند، ثبت داده‌ها بر اساس اصول حسابداری بوده و تهیه گزارش‌های مالیاتی مورد نیاز نیز کاری ساده و راحت است. همچنین با توجه به اینکه زمان ارائه اظهارنامه مالیاتی به سازمان امور مالیاتی برای تمام کسب‌و‌کارها یکسان و محدود است و برخی نیاز به اعتراض به مالیات تعیین شده دارند و کاغذبازی‌های دفتری که با آن به خوبی آشنا هستید، حسابدار برای بستن پرونده مالیاتی شرکت می‌بایست زمان زیادی را بین طبقات اداره مالیات بگذراند؛ به شرط آنکه اشتباه یا تناقضی در اسناد پیدا نشود.

اما امروزه تمام امور مربوط به مالیات از طریق سایت این سازمان و بارگذاری گزارش‌های مالیاتی خروجی از نرم‌افزار حسابداری در سامانه مربوطه انجام می‌شود که درنتیجه آن به صورت قابل‌توجهی در زمان و انرژی صرفه‌جویی می‌شود.

• بستن دوره مالی به راحتی آب خوردن

 برای حسابداری جریان‌های مالی یک واحد تجاری باید بسته به نوع فعالیت آن، دوره مالی تعریف شود. بنابراین ثبت اطلاعات مالی و تحلیل گزارش‌های مختلف برحسب دوره مالی انجام می‌شود که لازم است برای رفتن به دوره مالی جدید و حسابرسی درست، اقدامات ضروری بستن دوره مالی گذشته انجام شود. اگر با حسابداری آشنا باشید می‌دانید که از دغدغه‌های مهم هر حسابدار در پایان دوره مالی و به ویژه سال مالی همین بستن موقت و دائم دوره مالی است. از امکانات نرم‌افزارهای حسابداری همین سهولت در بستن دوره مالی به شرط ثبت درست اطلاعات است.

• بهبود امنیت اطلاعات مالی

اطلاعات مالی هر شرکت مهم‌ترین بخش از اطلاعات است که همواره حفظ و نگهداری آنها از دغدغه‌های بزرگ صاحبان مشاغل است. به کمک داده‌های مالی می‌توان موقعیت کسب‌و‌کار را در میدان رقابت تحلیل و بر اساس داشته‌ها، استراتژی بهینه برای حرکت به سمت هدف و مقصد نهایی را تدوین نمود. بنابراین در حسابداری محدود بودن سطح دسترسی افراد مختلف متناسب با سطح مسئولیتی که دارند، امری ضروری است که در نرم‌افزارهای حسابداری می‌توان به تعداد مد نظر با توجه به شرایط قفل خریداری شده کاربر تعریف کنید و سطح دسترسی وی را متناسب با مسئولیت تعیین نمایید که این امر خود به حفظ امنیت داده‌ها کمک می‌کند.

بیشتر بدانید: نرم افزار شرکتی

البته با توجه به اهمیت امنیت در نگهداری اطلاعات مالی، راهکارهای جدید و متنوعی وجود دارد که حسابداری مبتنی بر فضای ابری از جدیدترین تغییرات تکنولوژی در دنیای حسابداری به شمار می رود. در حسابداری آنلاین تمام اطلاعات مالی در فضای ابری ثبت و نگهداری می‌شود که احتمال از بین رفتن این اطلاعات به هر دلیلی در مقایسه با نرم‌افزارهای حسابداری ویندوزی بسیار ناچیز است. همچنین دسترسی به این اطلاعات مهم در حسابداری ابری به واسطه تکنولوژی بدون محدودیت زمانی و مکانی است و به واسطه اینترنت و هر دستگاهی می‌توان وارد محیط نرم‌افزار شد.

امنیت شغلی در کنار تکنولوژی

اغلب این ترس بین عموم مردم وجود دارد که با پیشرفت علم و فناوری بخشی از مشاغل انسانی حذف و تکنولوژی جایگزین نیروی انسانی می‌شود. دنیای حسابداری نیز در طول زمان تغییرات عمده‌ای را به خود دیده‌است و همین دلیلی است برای ایجاد نگرانی بین افراد شاغل و یا مشغول به تحصیل در زمینه حسابداری که مبادا بازار کار این رشته در گذر زمان کاهش یابد. اما همان‌طور که در بالا با ذکر چندین دلیل توضیح دادیم، تکنولوژی به دنبال سهولت در انجام کارهای روتین ثبت داده‌ها است تا زمان بیشتری برای انجام مسئولیت واقعی حسابدار یعنی همان تحلیل و ارزیابی کسب‌و‌کار فراهم شود.

در واقع به لطف پیشرفت فناوری، حسابداری به سمت تخصصی تر شدن حرکت می‌کند که به دانش واقعی و فنی در حوزه کسب‌و‌کار نیاز دارد. بنابراین به مرور حسابداری به سمت اهمیت سمت مدیر مالی حرکت می‌کند که می‌تواند با ارائه گزارش‌های مالی متعدد نقشی تأثیرگذار در تصمیم‌گیری مدیریت داشته باشد.

بیشتر بخوانید: پایانه فروشگاهی